Privacyverklaring Exit Score platform

Deze verklaring gaat over het Exit Score platform op app.verkoopjezaak.nl: de omgeving waarin we je bedrijf verkoopklaar maken en verkopen. Voor de website verkoopjezaak.nl en onze algemene voorwaarden zie voorwaarden en privacybeleid. Vragen? Mail info@verkoopjezaak.nl.

In het kort vind je hier:

• welke gegevens we verzamelen en opslaan;
• hoe we eraan komen, en bij een boekhoudkoppeling precies wat we uitlezen;
• waarvoor we ze gebruiken en op welke grond;
• hoe lang we ze bewaren;
• hoe je je toestemming intrekt en verwijdering aanvraagt.

1. Wie verantwoordelijk is

Verkoop je Zaak, gevestigd aan de Twee Gezusters 30, 2342 BJ Oegstgeest, is de verwerkings­verantwoordelijke voor de gegevens in het Exit Score platform. Je bereikt ons via info@verkoopjezaak.nl en +31 6 46 01 66 88.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat hoeft ook niet: we zijn een klein bedrijf en verwerken geen bijzondere persoonsgegevens op grote schaal. Je vragen komen direct bij Maarten Ligthart terecht.

2. Welke gegevens we verzamelen en opslaan

Hieronder staat per categorie wat we opslaan en hoe we eraan komen. Wat je niet aanlevert en niet koppelt, staat er ook niet in.

Account en toegang

• Je naam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord, of een uitnodigingslink met een tijdelijke code.
• Je rol in het dossier (eigenaar, medeaandeelhouder, meekijker) en wanneer je bent uitgenodigd en hebt geaccepteerd.
• Technische inloggegevens die elke webapplicatie nodig heeft: sessietokens en tijdstip van inloggen.

Contact- en persoonsgegevens

• Voornaam, achternaam, e-mailadressen, telefoonnummers, LinkedIn-profiel en adres.
• Je rol bij het bedrijf en je aandelenpercentage, voor zover relevant voor de verkoop.
• Notities die wij bij je persoon vastleggen over het verloop van het contact.
• Als je dat wilt: het WhatsApp-nummer waarop we je mogen bereiken over het traject.

Bedrijfsdossier

• Bedrijfsnaam, sector, rechtsvorm, KvK-nummer, vestigingsgegevens en de holdingstructuur.
• Openbare registergegevens die we ophalen bij Company.info uit het KvK-register: bestuurders, aandeelhouders, UBO-gegevens, gedeponeerde jaarrekeningen, kapitaal en eventuele insolventiemeldingen.
• Je exitplan, je strategische fase en de afspraken in het traject.

Financiële cijfers en documenten

• Documenten die je uploadt in de dataroom: jaarrekeningen, tussentijdse cijfers, huurcontracten, klantenlijsten, debiteurenoverzichten, arbeidscontracten en wat er verder nodig is.
• De cijfers die wij of onze AI-hulpmiddelen uit die documenten halen: omzet, marge, resultaat, balansposten, klantconcentratie en debiteurenouderdom.
• Normalisaties en correcties die we samen op die cijfers toepassen, met wie ze wanneer heeft vastgelegd.
• Cijfers die we automatisch ophalen als je je boekhouding koppelt. Zie hoofdstuk 4.

Personeel

Voor het verkoopdossier leggen we een organisatieoverzicht vast: functie, afdeling, contractvorm, startdatum, fte en of iemand een sleutelpositie heeft. Salaris leggen we alleen als bandbreedte vast. We slaan bewust geen BSN, adres of geboortedatum van medewerkers op. Waar het kan werken we met functie­omschrijvingen in plaats van namen.

Waardering en Exit Score

• Je antwoorden op de Exit Score-vragenlijst en de vragenlijst voor het informatiememorandum.
• De berekende Exit Score per categorie, de indicatieve waardering en de maandelijkse momentopnames daarvan, zodat je je voortgang kunt zien.
• Het advies dat het platform daaruit genereert.

Leads en Exit Scorecard

Vul je op de website de Exit Scorecard of de waardebepaling in, dan slaan we op wat je invult: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, sector en de cijfers die je opgeeft, plus de score die daaruit volgt. We gebruiken dat om je de uitslag te sturen en, als je dat wilt, een gesprek in te plannen.

Kopers en geheimhoudingsverklaringen

• Van kandidaat-kopers: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn-profiel en wat ze zoeken.
• Bij het tekenen van de geheimhoudingsverklaring: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, de met de hand gezette handtekening als afbeelding, het tijdstip van tekenen, en het IP-adres en de browser waarmee is getekend. Die laatste twee leggen we vast omdat een handtekening zonder bewijs van plaats en tijd weinig waard is.
• Biedingen, notities over het contact en de beslissingen die jij als verkoper over een koper neemt.

Gesprekken, opnames en transcripten

Zie hoofdstuk 5. Kort: video, audio, transcript, samenvatting en actiepunten van gesprekken die we met jouw medeweten opnemen.

E-mail, agenda en berichten

• Een log van de e-mails die het platform verstuurt: ontvanger, onderwerp, inhoud, tijdstip en of de mail is afgeleverd.
• Afspraken: titel, tijdstip, deelnemers en de koppeling met onze agenda.
• Samenvattingen van e-mail- en WhatsApp-contact over jouw traject, zodat je dossier compleet is. We slaan een korte samenvatting op met een verwijzing naar het originele bericht, niet het hele archief.

Techniek en logging

• Foutmeldingen uit het platform, zodat we kunnen zien wat er misgaat. Daar hoort een beeldopname bij van een klein deel van de sessies waarin een fout optreedt. In die opname is alle tekst gemaskeerd en zijn alle afbeeldingen geblokkeerd: we zien de vorm van het scherm, niet de inhoud.
• Een log van de aanroepen van onze eigen achtergrond­functies en van het verbruik van AI-modellen.
• Bij de publieke KvK-zoekfunctie op de website bewaren we een onomkeerbaar versleutelde versie van het IP-adres om misbruik te voorkomen, niet het IP-adres zelf.
• Bij het invullen van de Exit Scorecard controleren we via een bot-controle of je een mens bent. Dat werkt zonder tracking-cookies en zonder profiel van je te maken.
• Bij belangrijke gebeurtenissen, bijvoorbeeld een nieuwe aanvraag, krijgt je adviseur een pushbericht op zijn telefoon. Daarin staat je naam en je telefoonnummer, zodat hij je snel kan terugbellen.

3. Waarvoor we ze gebruiken en op welke grond

We gebruiken je gegevens niet voor iets anders dan waarvoor je ze hebt gegeven. We verkopen ze niet en we gebruiken ze niet om AI-modellen van derden te trainen.

Waar je akkoord gaat

Onze algemene voorwaarden en dit privacybeleid accepteer je bij het aangaan van de opdracht, in de offerte die je ondertekent. Daarnaast geef je per onderdeel apart toestemming: bij het koppelen van je boekhouding via het toestemmingsscherm van je boekhoudpakket, en bij het opnemen van een gesprek doordat we aan het begin van het gesprek zeggen dat de opname loopt. Elke toestemming trek je los in, zonder dat de rest vervalt.

4. Boekhoudkoppelingen: Moneybird en Exact Online

Je kunt je boekhouding koppelen zodat we je cijfers niet elk kwartaal handmatig hoeven op te vragen. Dat is optioneel. Koppel je niet, dan lever je de cijfers zelf aan en werkt het traject gewoon.

Het is uitsluitend lezen

De koppeling leest alleen. We schrijven nooit iets terug in je boekhouding, we maken geen facturen aan, we wijzigen niets en we verwijderen niets. Er is geen enkele functie in het platform die naar je boekhouding schrijft.

Wat we uit Exact Online lezen

De koppeling is alleen lezen. We lezen vier dingen:

• Grootboeksaldi per periode. De rapportagesaldi per grootboekrekening per periode. Daaruit leiden we je winst-en-verliesrekening en je balans af, inclusief posten als debiteuren, crediteuren en rekening-courant.
• Boekjaren en periodes. De boekjaarindeling van je administratie, zodat we weten welke periodes bij elkaar horen.
• Grootboekrekeningen met RGS-code. Je rekeningschema en de standaard­classificatie daarvan, zodat we de saldi automatisch op de juiste post kunnen zetten.
• Administratiegegevens. Welke administratie je hebt gekozen en de naam daarvan, plus je naam en e-mailadres zoals die bij Exact bekend zijn, om te bevestigen dat de koppeling op het juiste account staat.

Dat is alles: saldi op rekeningniveau. Geen losse boekingen, geen individuele facturen, geen bankmutaties, geen salarissen en geen gegevens van jouw klanten of leveranciers.

De leesrechten die we bij Exact Online aanvragen zijn bewust beperkt tot wat hierboven staat: financiële grootboekgegevens en de administratiegegevens van de gekozen administratie. Hebben we ooit meer nodig, dan vragen we dat opnieuw aan, zie je een nieuw toestemmingsscherm en passen we deze verklaring aan.

Wat we uit Moneybird lezen

Ook alleen lezen: het grootboekrekening­schema en de standaardrapporten winst-en-verlies en balans over een periode, plus de administratiegegevens. Ook hier geen losse facturen, geen relatiegegevens en geen bankmutaties.

Wat er met de opgehaalde cijfers gebeurt

De cijfers landen als kwartaal- en jaartotalen in jouw dossier en voeden je waardering en je verkoopdocumentatie. Ze zijn zichtbaar voor jou en voor je adviseur bij Verkoop je Zaak. Ze gaan niet naar kopers, tenzij ze via het informatiememorandum of de dataroom worden gedeeld, en dat gebeurt alleen met jouw akkoord en na een geheimhoudingsverklaring.

Toestemming intrekken

Je verbreekt de koppeling zelf in het platform, bij de instellingen van je bedrijf. Op dat moment gebeurt er dit:

• Bij Moneybird trekken we het toegangstoken actief in bij Moneybird zelf. Pas als Moneybird de intrekking bevestigt, wissen we het token bij ons.
• Bij Exact Online wissen we het toegangs- en vernieuwingstoken bij ons, waarna wij geen toegang meer hebben en die ook niet kunnen herstellen. Je kunt de toestemming daarnaast altijd zelf intrekken in Mijn Exact Online, onder de gekoppelde apps.
• Je kiest zelf wat er met de al opgehaalde cijfers gebeurt: bewaren, zodat je waarderingshistorie intact blijft, of verwijderen, waarna we de uit de boekhouding opgehaalde cijferregels wissen. Het platform dwingt die keuze af, we kiezen nooit stilzwijgend voor je.
• Aan het einde van je traject verbreken we de koppeling standaard zelf en bevriezen we de cijfers, zodat er niets meer wordt opgehaald.

Tokens staan versleuteld in een afgeschermd deel van de database dat niet via de applicatie te benaderen is. Ze worden nooit getoond en nooit gelogd.

5. Gesprekken, opnames, transcripten en AI

Onze gesprekken voeren we via een videoverbinding in het platform. Er is geen apart vinkje voor de opname: aan het begin van het gesprek zeggen we dat de opname loopt. Wil je niet dat er wordt opgenomen, dan zeg je dat en nemen we niet op of stoppen we de opname.

• De videoverbinding loopt via 8x8 (Jitsi as a Service), dat de opname maakt en tijdelijk bewaart. Wij halen die opname daarna op en zetten hem bij een dienstverlener voor video-opslag, in een map die alleen bij jouw dossier hoort. De opname is alleen te bekijken via een beveiligde verwijzing vanuit het platform.
• De opname wordt door een dienstverlener voor transcriptie automatisch uitgeschreven tot een transcript, met onderscheid tussen sprekers. Dat transcript bevat letterlijk wat er is gezegd.
• Een AI-model maakt daarvan een samenvatting, een lijst met besluiten en een lijst met actiepunten. Dat is een hulpmiddel voor je adviseur, geen automatische besluitvorming over jou.
• Tijdens sommige gesprekken loopt een live meeleesfunctie mee die je adviseur suggesties geeft. Die verwerkt de spraak van het gesprek op dat moment en slaat de uitgeschreven beurten op bij het gesprek.
• Neemt je adviseur een gesprek buiten het platform op, bijvoorbeeld een telefonisch kennismakings­gesprek, dan komt dat audiobestand in dezelfde afgeschermde opslag terecht en volgt dezelfde route.

Wil je een opname of een transcript laten verwijderen, ook los van je hele dossier, dan vraag je dat en doen we dat.

Er worden geen besluiten over jou genomen door een computer alleen. Elk advies, elke waardering en elke stap in het traject wordt door een mens beoordeeld voordat je er iets van merkt.

6. Wie we inschakelen en waar je gegevens staan

We schakelen een aantal leveranciers in die namens ons gegevens verwerken. Met hen sluiten we verwerkers­overeenkomsten. Ze mogen je gegevens alleen gebruiken om hun dienst aan ons te leveren.

Een deel van deze leveranciers zit buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gebruiken we de standaard­contractbepalingen van de Europese Commissie, en waar beschikbaar het EU-VS Data Privacy Framework. Waar we konden kiezen, hebben we voor Europese opslag gekozen: onze database en alle documenten staan in Frankfurt.

Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen van deze leveranciers te trainen.

Wie het bij ons kan zien

Binnen Verkoop je Zaak is de kring klein: jouw adviseur en de eigenaar. Daarnaast gebruiken we AI-hulpmiddelen die meelezen in jouw dossier om voorbereidingen, samenvattingen en concepten te maken. Wat die opleveren wordt altijd door een mens bekeken voordat er iets mee gebeurt. We delen je dossier niet met andere klanten en niet met andere adviseurs.

7. Hoe lang we bewaren

Vraag je eerder om verwijdering, dan gaat jouw verzoek voor, behalve waar we wettelijk verplicht zijn iets te bewaren. In dat geval zeggen we welk deel we moeten houden en waarom. We ruimen op aan de hand van deze termijnen; het opschonen doen we zelf, dus het kan zijn dat iets kort na de termijn wordt verwijderd in plaats van precies op de dag.

8. Toestemming intrekken en verwijdering aanvragen

Zelf, in het platform

• Een boekhoudkoppeling verbreek je zelf bij de instellingen van je bedrijf, inclusief de keuze om de opgehaalde cijfers te laten wissen.
• Een uitgenodigde meekijker haal je zelf weer uit je dossier.
• Documenten die je hebt geüpload kun je aanmerken als vervallen.
• Wil je niet meer dat we je benaderen naar aanleiding van de Exit Scorecard, dan gebruik je de afmeldlink onderaan onze mail.

Door het ons te vragen

Voor volledige verwijdering van je account en je dossier stuur je een mail naar info@verkoopjezaak.nl. We bevestigen je verzoek binnen vijf werkdagen en voeren het binnen 30 dagen uit. Je hoeft geen reden op te geven.

Bij een verwijderverzoek gebeurt dit:

• We verwijderen je inlogaccount, zodat je niet meer kunt inloggen.
• We verwijderen je bedrijfsdossier en alles wat eraan hangt: contactmomenten, afspraken, opnames, transcripten, notities, kandidaat-kopers, aangeleverde documenten, financiële cijfers, waarderingen en analyses.
• We verwijderen je bestanden uit de dataroom en de opslag van opnames.
• We houden alleen een korte administratieve aantekening dat er op een bepaalde datum een dossier is verwijderd, en wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.

Het verwijderen is definitief. We kunnen een verwijderd dossier niet terughalen. Wil je je gegevens eerst meenemen, zeg dat er dan bij, dan leveren we ze eerst aan je op.

9. Beveiliging

• Alle verbindingen lopen versleuteld over HTTPS, met strikte beveiligingsheaders en een contentbeleid dat alleen onze eigen en expliciet toegestane bronnen laadt.
• De database dwingt per rij af wie wat mag zien. Je ziet je eigen dossier, en niets daarbuiten.
• Documenten staan in een afgeschermde opslag die niet publiek toegankelijk is. Toegang loopt via tijdelijke, persoonsgebonden links.
• Toegangstokens van boekhoudkoppelingen staan versleuteld in een apart, afgeschermd deel van de database.
• Kandidaat-kopers krijgen pas toegang tot je verkoopdocumentatie na een getekende geheimhoudings­verklaring en pas nadat jij die koper hebt goedgekeurd.
• We houden bij wie welke gevoelige handeling uitvoert, zodat achteraf te herleiden is wat er is gebeurd.

10. Je rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben;
• ze te laten corrigeren als er iets niet klopt;
• ze te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens in een bruikbaar bestand mee te krijgen;
• je toestemming in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor wat er daarvoor is gebeurd.

Mail info@verkoopjezaak.nl en we regelen het binnen 30 dagen. Ben je het ergens niet mee eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Als er iets misgaat

Ontdekken we een datalek waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou zodra er een reëel risico voor je is. We vertellen dan wat er is gebeurd, wat we eraan doen en wat jij kunt doen.

12. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als het platform verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij een wezenlijke wijziging laten we het je weten voordat die ingaat.